الضوابط العامة للعطاء والمنح

الضوابط العامة للعطاء والمنح

  •  تقدم المؤسسة الدعم داخل المملكة العربية السعودية للمستفيدين – مستفيد معنوي (افراد) أو مستفيد اعتباري (جهات غير ربحية) – بشرط التحقق من نظامية المستفيد (كوجود السجل المدني أو الإقامة للأفراد أو وجود تصريح رسمي من جهة الاختصاص للجهات الغير ربحية).وجود حساب بنكي باسم المستفيد او باسم من يرتبط به نظاماً.
  • وجود قوائم مالية للمستفيد الاعتباري صادرة من مكتب مراجعة، مع عدم وجود أي تحفظ عليها، باستثناء الجهات الجديدة او الجهات الحكومية.
  •  تعتمد قائمة مصارف العطاء والمنح من مجلس الأمناء ويتم تحديثها بموافقة المجلس مع بيان الحد الأعلى للدعم لكل مصرف من مصارف العطاء والمنح، ويجوز لجهة الاعتماد داخل المؤسسة صرف اقل من المبلغ المحدد بما يتوافق مع كل حالة على حدة بناء على تقييم حاجة المستفيد، ولا يجوز تجاوز الحد الأعلى للمبلغ المرصود إلا بموافقة إستثنائية من مجلس الأمناء وفي اضيق الحدود.
  • يجوز لجهة الاعتماد داخل المؤسسة تحديد مدة الصرف او وقف الدعم بناء على بحث كل حالة على حدة.
  • يجب على جهة الاعتماد داخل المؤسسة قبل الموافقة على دعم المستفيد المعنوي اجراء التقييم اللازم وفقاً لضوابط العطاء والمنح للمستفيدين.
  • يجب على جهة الاعتماد داخل المؤسسة قبل الموافقة على دعم المستفيد الاعتباري اجراء التقييم اللازم وفقاً لضوابط العطاء والمنح للمستفيدين.
  • يجوز للمؤسسة وفقا لتقديرها بعد موافقة مجلس الأمناء، الاستعانة بأفراد او جهات استشارية لمساعدة   المؤسسة، لإبداء الرأي الفني في المشاريع التي تنوي المؤسسة بدعمها جزئيا أو كليا او تنفيذها.
  • يلتزم الصندوق بالأحكام المنظمة للمؤسسات الأهلية أو التعليمات الصادرة من الجهات المختصة.
  • يصرف الدعم المقدم من الجهات الداعمة حسب اللائحة الأساسية للمؤسسة وفقا لهذه اللائحة مع الأخذ في الاعتبار رغبة الجهة الداعمة في توجيه الدعم في مصارف محدده، على أن يكون قرار توجيه الدعم النهائي لمجلس الأمناء، مع عدم الإخلال بأحكام أي نظام أو تعليمات صادرة من الجهات المختصة او سياسات ولوائح المؤسسة الداخلية.
  • لا يتم تقديم الدعم التشغيلي للمستفيد الاعتباري ويشمل ذلك على سبيل المثال وليس الحصر المصروفات العمومية والإدارية والاستثمارية، بما في ذلك دعم الأوقاف ويقتصر الدعم للمشاريع الموجهة مباشرة لمستفيدي الجهة الاعتبارية.

سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات

الإبلاغ عن عدم الالتزام بالقوانين

يتمثل جوهر الثقافة التنظيمية الفعالة في مجال الالتزام بالقوانين والأنظمة في وجود آلية فعالة تسمح لأصحاب المصالح بما فيهم العاملين والمستفيدين بالإبلاغ عن عدم الالتزام بالقوانين والأنظمة وذلك في بيئة عمل تخلو تماماً من المسائلة الناتجة عن هذا التعبير مما يمكن من معالجة تلك البلاغات والتصدي لها بالقدر اللازم من السرعة والفعالية. وتقع علينا جميعاً مسؤولية الإبلاغ بشأن احتمال وقوع مخالفات قانونية ونظامية أو بشأن وقوعها بالفعل على أن يتم الإبلاغ في أسرع وقت ممكن لا سيما وان عدم التمكن من الإبلاغ من شأنه أن يفضي إلى تداعيات سلبية خطيرة على المؤسسة ومنسوبيها وأصحاب المصاح بما فيهم المستفيدين والمجتمعات التي نعمل فيها.

ونؤكد أن إدارة المؤسسة تمنع منعاً باتاً اتخاذ أي إجراءات مسائلة أياً كان نوعها (بحسن نية وبدون تشهير أو إساءة ومن خلال قنوات تقديم البلاغات المعتمدة من المؤسسة) إزاء إثارة وجود مخالفات قانونية أو نظامية أو المساعدة على التصدي لتلك المخالفات. ويتولى مسؤول تلقي البلاغات رفع تقارير دورية لمجلس الأمناء عن البيانات والتحليلات المجمعة من واقع البلاغات التي يتم تقديمها والتحقيقات التي يتم إجراؤها بشأن تلك البلاغات والإجراءات التصحيحية التي يتم اتخاذها بشأن تلك التحقيقات.

 

قنوات تقديم البلاغات

تشمل القنوات التي من خلالها يتم تقديم البلاغات المتعلقة بالامتثال وبمظاهر عدم الالتزام بالقوانين والأنظمة تقديم البلاغات لمسؤول البلاغات المعين من مجلس الأمناء عن طريق الاتصال على الهاتف رقم 0112259132 أو ارسال بريد الكتروني على Berr@sabic.com  ، او اخطار مجلس الأمناء مباشرة أو ابلاغ أي من أعضاء مجلس الأمناء أو أعضاء لجنة الإشراف العليا، على أن يتم إحالة جميع البلاغات للجنة المراجعة للتحقق من البلاغ وفي حال ثبوته الرفع لمجلس الأمناء لاتخاذ الإجراءات المناسبة، وتشمل مظاهر عدم الالتزام بالقوانين والأنظمة على سبيل المثال لا الحصر؛ مخالفة الأنظمة وسوء استخدام بيانات المستفيدين او الحاق الضرر بهم جسدياً او معنوياً او إساءة استخدام أصول المؤسسة، الاستخدام غير العادل لأصول المؤسسة الحصول على مصلحة مباشرة او غير مباشرة في الاعمال والعقود او استغلال الفرص الاستثمارية التي تنوي المؤسسة ان تدخل فيها (بغير ترخيص بحسب الأحول المنصوص عليها في هذا الميثاق) الحاق الضرر بالعاملين او المؤسسة وغيرها.

وتهيب المؤسسة بكل أصحاب المصالح من مستفيدين وعاملين وغيرهم سرعة الإبلاغ الفوري عبر القنوات المحددة عبر أي من القنوات المتاحة عن أي مخالفات قائمة أو وشيكة أو محتملة.

مخاطر حماية البيانات الشخصية

ينبغي على كل صاحب مصلحة بما فيهم المستفيدين الحاليين او المحتملين أن يدرسوا بعناية عوامل المخاطرة المحددة ادناه، علما بأن هذه المخاطر لا تشمل جميع المخاطر التي يمكن أن تواجهها (المؤسسة) فيما يخص حماية البيانات الشخصية، بل إنه من الممكن وجود مخاطر إضافية ليست معلومة (للمؤسسة) في الوقت الحالي، أو قد تعتبرها (المؤسسة) غير جوهرية من الممكن ان تؤثر تأثيرا جوهريا على حماية بياناتهم لدى المؤسسة، ومن ضمن المخاطر (على سبيل المثال لا الحصر) ما يلي:

  • عدم كفاءة الضوابط الأمنية المطبَّقة على البيانات الشخصية مثل الضوابط المتعلقة بالبريد الالكتروني أو الطرق الأخرى لتوزيع المعلومات الشخصية لمن لا يعنيه أمر الاطلاع عليها أو ترك المطبوعات المشتملة على بيانات شخصية في أماكن العمل المفتوحة أو حفظ وتخزين البيانات الشخصية على جهاز خادم) سيرفر (يمكن الوصول إليه والدخول عليه من قبل أشخاص لا تقتضي أي ضرورة اطلاعهم على البيانات أو على حاسوب محمول أو إحدى وسائط التخزين المحمولة والتي تكون غير محمية، وتحرص المؤسسة على اتباع اعلى المعايير في جمع وحفظ والتعامل مع البيانات الشخصية ولكن هذا لا يعني عدم حدوث أي خرق للمعايير المطبقة من قبل المؤسسة مما قد يؤدي إلى إساءة استخدام البيانات الشخصية من قبل الغير.
  • قد تقوم المؤسسة بمشاركة بعض او كل البيانات الشخصية مع أطراف ترتبط بها المؤسسة وذلك لخدمة المستفيد او صاحب المصلحة بصورة أكثر فاعلية كالجهات الحكومية أو الموردين والمستفيد الاعتباري المرخص له بالعمل الخيري وقد لا يكون لدى هذه الأطراف ما يكفي من تدابير الحماية الأمنية والقيود المفروضة على استخدام البيانات الشخصية وتختلف عن الطرق المستخدمة لدينا، قد يؤدي ذلك إلى إساءة استخدام البيانات الشخصية.
  • تحتفظ المؤسسة بالحق في كل الأوقات في كشف أي معلومات للجهات المختصة، عندما يكون ذلك ضروريًا للالتزام بأي قانون أو نظام أو طلب حكومي.

وللحد من هذه المخاطر يجب على أصحاب المصالح بمن فيهم المستفيدين الإبلاغ الفوري عبر القنوات الرسمية عن أي مخالفات قائمة أو وشيكة أو محتملة، وكلما كان التصدي للمخالفة مبكراً تكون النتيجة أفضل والمردود أسرع.

مسؤولية المؤسسة تجاه سرية المعلومات

  1. الإلمام مع الالتزام بالقوانين والأنظمة المتعلقة بالمحافظة على الخصوصية وسرية المعلومات وهي القوانين والأنظمة التي تنطوي على ضوابط تنظيم البيانات الخاصة والمعلومات الشخصية.
  2. جمع البيانات الشخصية ومعالجتها واستخدامها وذلك لأغراض العمل المشروعة فقط، قبل تأسيس أو تحديث أي نظام أو منظومة لجمع المعلومات الشخصية أو استخدامها أو إفشائها / الإفصاح عنها أو نقلها، يجب التأكد من الالتزام التام بجميع الشروط والمتطلبات القانونية والنظامية المتعلقة بالتعامل مع البيانات الشخصية. وفي حالة عدم التأكد يجب التماس النصح والتوجيه من مجلس الأمناء أو من يوكل إليه المجلس هذه المهمة.
  3. حصر عملية الحصول على البيانات الشخصية والدخول إليها على من هم في حاجة إليها لأغراض العمل المشروعة.
  4. توخي الحرص والحيطة والحذر لمنع غير المصرح لهم من الوصول إلى البيانات الشخصية والوصول إليها أثناء معالجتها ومنع الضياع المفاجئ أو التلف غير المقصود للبيانات الشخصية.
  5. إخطار رئيس المجلس أو رئيس لجنة المراجعة أو مسؤول البلاغات المختص في حالة اكتشاف استخدام بيانات شخصية على نحو يتعارض مع هذه السياسة أو في حالة اكتشاف أن الحماية الأمنية للنظام الذي يحتوي على البيانات الشخصية قد تعرضت أو تتعرض لما يهددها أو يؤثر فيها.
  6. عدم افشاء أو إساءة استخدام أي بيانات او معلومات المؤسسة الداخلية بما في ذلك بيانات ومعلومات المستفيدين -للمصلحة الشخصية او مصلحة الغير-، والمحافظة على هذه البيانات والمعلومات من التسرب والتعامل معها وفقا للقوانين والأنظمة وفي حدود حاجة العمل.

سياسة الملكية الفكرية المعتمدة

تندرج الملكية الفكرية في مؤسسة صندوق موظفي (سابك) الخيري – بر ضمن أهم أصولها، وتلتزم المؤسسة بالدفاع عن حقوقها في جميع الملكيات الفكرية، وحقوق المؤلف، وبراءات الاختراع، والعلامات التجارية، وأي عمل ذهني من شأنه بأن يكون له  القيمة التجارية، ويحقق منفعة مباشرة أو غير مباشرة للمؤسسة، كما تلتزم بالاستفادة من تلك الحقوق بطريقة قانونية مسؤولة، وفي الوقت ذاته يجب على المؤسسة احترام حقوق الملكية الفكرية المشروعة التي تؤول إلى الغير، كما أن خدماتها وبرامجها التطبيقية الجديدة، سوف تخضع للمراجعة التي يتوجب إجراؤها في الوقت المناسب وبالطريقة المناسبة وبالحرص اللازم لتقييم أي مساس محتمل بحقوق الآخرين وبمشروعية تلك الحقوق في مجال الملكية الفكرية. كذلك، يجب على العاملين في المؤسسة استشارة مجلس الأمناء وأخذ موافقته قبل الإقدام على أي خطوة للاستفادة من الملكيات الفكرية الخاصة بالأطراف الأخرى.

سياسة خصوصية البيانات والإفصاح عن المعلومات الأساسية

تولي المؤسسة أهمية قصوى للبيانات الشخصية سواء كانت للمستفيدين بوجه خاص أو العاملين أو أصحاب المصالح الآخرين وتحرص على التعامل معها وفقا للسياسات والإجراءات الداخلية  للمؤسسة وتطبيق المعايير المتعارف عليها في مجال حفظ البيانات وبما لا يتعارض مع أي قانون أو نظام، وتحتفظ بها داخل المؤسسة بهدف الالتزام بالقوانين والأنظمة، وتتعامل بجدية مع أي بلاغ يتعلق بإساءة استخدام البيانات الشخصية، أو أي خرق يتعلق بالبيانات الشخصية لأصحاب المصالح بشكل عام وبوجه خاص البيانات الشخصية للمستفيدين، وتلزم المؤسسة من جانبها جميع العاملين التوقيع على نموذج التزام العاملين بما فيهم أعضاء مجلس الأمناء وأعضاء اللجان والعاملين وتوخي القدر اللازم من الحرص والعناية والاهتمام لحماية البيانات الشخصية، وذلك بما يحول دون الحصول عليها واستغلالها وإساءة استخدماها والإفصاح عنها لغير المصرح لهم.